Expériences pro, Inventaire/Récolement

Le chantier d’inventaire (1)

L’une de mes deux principales missions à la bibliothèque de l’Observatoire de Paris  consiste à inventorier un gisement d’archives d’astronomie (soit, dans les termes usuels, des documents qui ne sont pas répertoriés) constitués de carnets d’observations d’astronomes entre 1850 et 1960.

Parce que je n’ai trouvé nulle part de description étape par étape, voici une petite recette expérimentale pour la mise en place d’un chantier d’inventaire, appliqué notamment aux archives scientifiques non-contemporaines. Avec ses réussites et ses déboires. Première partie sur le tri et la collecte des données primaires.

Ingrédients (non exhaustif)

  • Un gisement d’archives inexploité (1450 carnets d’observations de 115 astronomes et élèves de l’Observatoire dans notre cas)

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  • Une équipe motivée, nécessaire pour ne pas se décourager. L’organisation en équipe permet à la fois d’établir une chaîne entre certaines étapes, et de partager la masse de travail sur les autres et de structurer le projet sur un temps court avec une équipe stable.
  • De la place ! Pour traiter et entreposer les documents en attendant de les ranger

Ustensiles (non exhaustif)

  • Aspirateur HEPA avec une brosse douce (filtre à particules haute efficacité) pour éviter la dispersion des poussières et des potentielles moisissures et éviter d’abîmer le papier
  • Gants pour protéger les mains contre la poussière incrustée du siècle dernier
  • Masques pour protéger tout l’organisme de ces miasmes…
  •        Un papier fin (type papier de soie) pour protéger la table
  •        Du papier neutre pour faire de nouvelles étiquettes
  •        Un tableur partagé pour reporter les données relevées
  •        Un chariot pour transporter vos documents


La chaîne d’inventaire

Épisode 1 : La collecte des données

Temps de préparation : 1h

Durée des test : 2 jours

Temps d’exécution : tout dépend de la difficulté des documents. Pour 1450 carnets, compter 1 mois à 3 personnes…

Commencer par un échantillon de votre fonds. Ce sera votre terrain d’expérimentation pour la mise en place d’un chantier et d’une procédure standardisée et efficace, du dépoussiérage au reconditionnement des documents.

Pour l’échantillonnage : si vous connaissez la composition de votre fonds, piochez dans des lots hétérogènes pour vous préparer à l’ensemble des situations susceptibles de se présenter. Sinon, prenez un échantillon assez important mais gérable (nous avons commencé par 20% du fonds).

ETAPE 1 : Tri et dépoussiérage des carnets

Disposer le papier fin sur la surface de travail pour réceptionner la poussière. S’armer des gants, d’un masque et de l’aspirateur et procéder au dépoussiérage sur la couverture et la tranche. ATTENTION, il faut aspirer vers l’extérieur du livre par rapport à la tranchefile et on ne passe jamais sur la tranchefile (voir schéma).

livre
Source : Wikipedia

Profiter de cette étape pour ranger les documents par lots homogènes (même producteur, même taille, même époque, même matériau ou tout autre critère qui fait sens pour votre fonds). Le rangement par taille puis par auteur (ordre alphabétique) puis par date est privilégié car il permet de gagner de l’espace (taille des étagères adaptée aux documents, sans vides), et de permettre à tous de s’y retrouver.

ETAPE 2 : Inventaire sommaire

Documents en main, relever les informations nécessaires et disponibles sur un tableau, dessiné sur une feuille de papier (so XXth century) ou sur votre logiciel de tableur préféré. Ces informations sont appelées les métadonnées.

Normer le plus possible la saisie pour chaque champ à établir un format et un vocabulaire contrôlé.

  • Si vous savez quelles données vous pourrez collecter et diffuser, pensez à normer tout de suite par des listes et des formules simples qui vous permettrons d’automatiser la saisie. Je publierai un article sur les types de normes et des applications simples sur EXCEL.
  • Si, comme nous, vous ne savez pas exactement à quelles informations vous allez avoir accès, il vaut mieux être prudent et noter ce qu’on peut, comme on peut et normer par la suite (sujet de l’Episode 2).

Pour connaître les informations utiles à relever et diffuser, s’adresser aux usagers. Plus de détails ici.

  • Nombre de documents par lot. Préférer une méthode qui vous permettent facilement de faire la somme. Exemples de saisie : 1 ligne par lot/1 ligne par document/1 ligne par type de document dans le lot… Eviter de cumuler les méthodes.
  • Nom de l’agent (rédacteur, destinataire). Exemples de saisie : Nom/ Nom et prénom dans 2 colonnes différentes.
  • Date ou dates extrêmes (début, fin) si plusieurs documents. Exemple de saisie : Année/ JJ/MM/AAAA
  • Dans notre cas : l’instrument utiliser ou le type de mesure (observations méridiennes, météorologie, télégraphe). Cette catégorie nous a donné du fil à retordre. J’y consacrerai un autre article.
  • Origine géographique du document (lieu)
  • Etat de conservation (et oui, c’est le moment d’indiquer si les pages sont déchirées, si le document sera communicable)
  • Description sommaire ; ici, se donner une règle des éléments à indiquer. Pour les carnets d’observations, se compose des abréviations à décoder par la suite, mention d’autres astronomes, de multiples instruments, de lieux, de projets, précision de la nature des chiffres (calculs ou observations). Bien distinguer les citations issues du documents – par des guillemets par exemple – et les commentaires propres de l’archiviste.

Cette étape est essentielle pour que la pâte prenne. Il faut parfois parcourir le document pour obtenir l’ensemble des informations mais parfois, une date peut permettre ensuite de remplir tous les champs manquant…

ETAPE 3 : Entreposer les lots

Identifier les documents par une étiquette en papier neutre enrobant le lot pour les retrouver facilement par la suite. L’étiquette indique le numéro de lot et le nombre de documents inclus, a minima.

Ranger les carnets par numéro de lot sur des étagères. Si vous décidez de n’en faire qu’à votre tête, vous serez bien embêté(e) pour le reconditionnement à l’Episode 3.

Prochaine étape : Après le nettoyage des carnets, le nettoyage et la formalisation du tableau d’inventaire !

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